Bij het uitvoeren van mijn werk verkrijg, gebruik en bewaar ik informatie over organisaties en personen. Veel informatie is vertrouwelijk en behandel ik dan ook als zodanig. Een deel van die informatie bestaat uit persoonsgegevens. Ik ga daar zorgvuldig mee om, want wat privé is moet privé blijven. In dit document staat omschreven hoe ik dat doe.

Verplicht bewaren

Voor alle opdrachten geldt dat ik informatie nodig heb voor mijn boekhouding. Voor het factureren gebruik ik naam- en adresgegevens. De boekhouding moet ik vijf jaar bewaren.

Noodzakelijke adresgegevens voor uitvoeren opdracht

Als een opdracht is afgerond en er geen sprake is van doorlopende werkzaamheden of (vermoeden van) een vervolgopdracht, dan bewaar ik deze gegevens niet.

Communicatieadvies, teksten en workshops

Het gaat hierbij om vertrouwelijke (bedrijfs-)informatie afkomstig van de opdrachtgever die noodzakelijk is om een opdracht uit te voeren. Bij afronding van de opdracht en wanneer er geen vervolgopdrachten worden verwacht waarin deze informatie wederom noodzakelijk is, vernietig ik de informatie: digitale bestanden worden verwijderd en papier vernietigd.

Materiaal voor workshops bewaar ik geanonimiseerd op basis van onderwerp of thema, zodat niet te herleiden is voor welke personen of welke organisaties het is bedacht en gemaakt.

Producten waarop mijn auteursrecht rust, bewaar ik zorgvuldig en veilig.

Trouwen, partnerschap registreren en ceremoniespreken

Om een ceremonie te kunnen voorbereiden en een huwelijk te sluiten of een partnerschap te registreren zijn de persoonsgegevens van het (bruids-)paar noodzakelijk:

  • De buitengewoon ambtenaar van de burgerlijke stand is hoofdelijk aansprakelijk. Het vaststellen/controleren van de identiteit gebeurt door het zien van identiteitsbewijzen. Ik vraag of maak daar geen kopieën van.
  • Er is overleg en correspondentie met (bruids-)paar, en op verzoek van het paar aanvullend met familie of vrienden. Na de huwelijksvoltrekking verwijder of vernietig ik de hiervoor noodzakelijke gegevens.
  • In de speech verwerk ik persoonlijke informatie. Na de ceremonie vernietig ik de papieren versie en sla ik de anonimiseerde digitale versie op; ik haal de persoonsgegevens en de aantekelingen uit thet bestand.

Voor de voltrekking van het huwelijk/registreren van een partnerschap zijn slechts naamgegevens noodzakelijk. Overige persoonsgegevens staan op de akte die de gemeente opstelt. Deze akte wordt opgeslagen in de registers van de burgerlijke stand. Als ik voor een ceremoniële verbintenis een vervangend certificaat maak, bepaalt het bruidspaar welke gegevens zij zij hierin willen opnemen. Na de ceremonie verwijder ik deze gegevens.

Naast zelfstandig trouwambtenaar ben ik buitengewoon ambtenaar van de burgerlijke stand voor gemeente Hoogeveen. Voor huwelijken en partnerschappen in opdracht van deze gemeente gelden de afspraken die gemeente Hoogeveen met haar ambtenaren heeft gemaakt.

Spreken op uitvaarten

Een opdracht voor het spreken tijdens een uitvaart ontvang ik meestal via een uitvaartleider, soms rechtstreeks van een familie.

Voor het samenstellen van de uitvaart is er contact met de nabestaanden, de uitvaartleider en medewerkers van het uitvaartcentrum. Dit zijn ook de personen die mij van informatie voorzien om mijn werk uit te voeren. Na een uitvaart stuur ik de familie de toespraak per e-mail zodat zij het kunnen bewaren. Na ontvangstbevestiging van de familie, verwijder ik de bestanden van mijn computer. De papieren versie wordt vernietigd.

Website

Mijn website wordt gehost door MijnDomein en is beveiligd (SSL-certificaat)

Ik maak gebruik van analytische cookies op mijn website, zodat ik inzicht kan krijgen in het gedrag van bezoekers op mijn website. De gegevens die hieruit voortkomen zijn niet terug te leiden naar een IP adres. Gegevens die ik verkrijg via het contactformulier behandel ik vertrouwelijk. Hiervoor geldt de manier van verwerken en bewaren zoals eerder in dit stuk is beschreven.

Datalek

Wanneer gegevens in handen van (onbevoegde) derden zijn gekomen, meld ik dat direct bij constateren bij de betreffende persoon of personen en autoriteit persoonsgegevens.